In een tijd waarin digitale gegevensverwerking de norm is, is het voor administratiekantoren essentieel om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Niet alleen om boetes te voorkomen, maar ook om het vertrouwen van cliënten te behouden. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) benadrukt het belang van goede beveiliging van persoonsgegevens en voert hier actief toezicht op.
Waarom AVG-compliance cruciaal is
De AVG stelt strikte eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Overtredingen kunnen leiden tot boetes tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is . Daarnaast blijkt uit onderzoek dat 94% van de consumenten niet geneigd is zaken te doen met organisaties die hun gegevens niet adequaat beschermen .
Kritieke aandachtspunten voor administratiekantoren
Om AVG-compliant te zijn, dienen administratiekantoren aandacht te besteden aan de volgende punten:
1. Rechtsgrondslag voor gegevensverwerking
Zorg ervoor dat er een geldige juridische basis is voor elke verwerking van persoonsgegevens, zoals toestemming, contractuele noodzaak of wettelijke verplichting.
2. Data minimalisatie
Verzamel en verwerk alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. Bijvoorbeeld, voor het versturen van een nieuwsbrief is een e-mailadres voldoende; een geboortedatum is dan overbodig
3. Beveiliging van persoonsgegevens
Implementeer passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. De AP benadrukt dat beveiliging een continu aandachtspunt moet zijn binnen organisaties.
4. Transparantie en informatievoorziening
Informeer betrokkenen duidelijk over welke gegevens worden verzameld, waarom, en hoe deze worden gebruikt. Dit kan via een privacyverklaring die gemakkelijk toegankelijk is voor cliënten.
5. Rechten van betrokkenen respecteren
Zorg ervoor dat cliënten hun rechten kunnen uitoefenen, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens. Stel procedures op om tijdig en adequaat op dergelijke verzoeken te reageren.
6. Datalekken melden
Ontwikkel een protocol voor het detecteren, melden en documenteren van datalekken. Volgens het jaarverslag van de AP zijn er in 2024 bijna 40.000 datalekmeldingen verwerkt .
7. Bewaartermijnen hanteren
Stel duidelijke bewaartermijnen vast voor verschillende soorten gegevens en zorg voor tijdige verwijdering of anonimisering van gegevens die niet langer nodig zijn.
8. Verwerkersovereenkomsten afsluiten
Wanneer persoonsgegevens worden gedeeld met externe partijen, zoals softwareleveranciers, is het verplicht om verwerkersovereenkomsten te sluiten waarin de verantwoordelijkheden en verplichtingen worden vastgelegd.
9. Bewustwording en training
Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de AVG-vereisten en regelmatig worden getraind in privacybewuste werkmethoden.
10. Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aanstellen
Voor organisaties die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken, kan het verplicht zijn een FG aan te stellen. Deze functionaris houdt toezicht op de naleving van de AVG binnen de organisatie.
Conclusie
Het naleven van de AVG is geen eenmalige actie, maar een continu proces van evaluatie en verbetering. Door bovenstaande aandachtspunten serieus te nemen, kunnen administratiek kantoren niet alleen voldoen aan wettelijke verplichtingen, maar ook het vertrouwen van hun cliënten versterken.
Voor meer informatie en ondersteuning bij AVG-compliance voor jouw kantoor, neem contact op met Wey & Fields: info@weyandfields.nl